Prato, 24 Ottobre 2014. Sono le 7 del mattino e mi sto godendo quello strano senso di euforia che provo ogni volta che un progetto vede finalmente la sua conclusione. Sì, perchè tra due ore, a Montecatini, oltre 400 operatori del turismo sportivo si incontreranno per inaugurare l'edizione 2014 della Borsa del Turismo Sportivo.

Il BTS 2014 è il terzo evento al quale lavoro per Montecatini Expo, in collaborazione con il team IT di Gabriele, Monica, Chiara e Armando. Ed è proprio con questa sfida che FileMaker si è confermato uno strumento di teamwork potente sicuro, con cui gestire un evento a 360 gradi.

Ma torniamo indietro di qualche mese.

Alla fine di Agosto mi chiama Gabriele, responsabile del progetto, e mi dice:

- Nicola, avremmo deciso di fare BTS 2014 e la data dell'evento sarebbe il 24 Ottobre... che ne pensi?

Ai primi di Settembre, il mio FileMaker Server sta già sfornando in pubblicazione web i form multilingua per registrare i Seller (i venditori di servizi ricettivi), con un questionario di 5 pagine e decine di campi controllati singolarmente per verifiche di coerenza.

Senza contare gli altri due form Italiano/Inglese per i Buyer (tour operator, agenzie, uffici stampa), con caratteristiche analoghe e speculari a quelli dei Seller.

Form_Regis_Seller

Mentre dal lato web gli operatori proseguono la loro attività di registrazione, negli uffici dell'organizzazione e sui portatili del team operativo i client FileMaker Pro aprono l'interfaccia di backoffice, per coordinare tutte le operazioni inerenti l'evento e fornire supporto in tempo reale agli operatori iscritti.

View_Seller

Un lavoro piuttosto variegato per il sistema gestionale, che va dal completamento di informazioni, gestione dell'arrivo e delle prenotazioni per i Buyer, alla registrazione dei pagamenti, emissione e spedizione di fatture per i Seller.

Home_FrontOffice

Settembre vola via in un baleno. All'improvviso, siamo a Ottobre.

- ...Nicola?

- Ciao Gabriele.

- Tutti pronti?

- Da domani si balla.

E così, un lunedì mattina d'autunno, prende il via il Front Office Agenda dell'evento on-line.

Gabriele ed il suo gruppo, suddivisi per competenze (Buyer e Seller), selezionano e attivano le richieste di registrazione dei vari operatori. Terminata l'attivazione, il sistema dal server genera password specifiche e confeziona belle email personalizzate, con le quali ogni operatore destinatario riceve le indicazioni per accedere al proprio Front Office.

A partire dalle ore 11 dello stesso giorno, un flusso continuo e costante di circa 50-70 operatori collegati simultaneamente ha iniziato ad eseguire decine di migliaia di richieste, visitando le schede anagrafiche degli operatori e scambiando 3-4000 email al giorno per concordare le singole opportunità di incontro.

Search_Results

 

Ogni giornata è suddivisa in slot orarie da 15 minuti, che possono essere prenotate, confermate o rifiutate dalla controparte. Il sistema deve garantire soltanto la possibilità di libero impegno: ogni richiesta decade dopo che un lasso di tempo è trascorso senza risposta. Gabriele dal suo backoffice verifica i flussi di generazione degli appuntamenti, e decide se aumentare o diminuire le richieste di appuntamento da parte dei Seller o il limite temporale di decadenza delle stesse.

Agenda_Seller

Il 22 Ottobre alle ore 18, il sistema trova il campo che comanda la chiusura delle contrattazioni e blocca la funzionalità di registrazione degli appuntamenti.

Da quel momento si attiva una nuova funzione, che andando a scorrere le schede di ciascun operatore genera un opuscolo in PDF con copertina personalizzata, lista degli appuntamenti concordati e lista degli appuntamenti ancora pendenti (nel caso dei Seller, a fronte di ciascun Buyer è presente il riferimento dello stand).

Al termine dell'elaborazione, ogni Operatore riceve l'email con il giusto allegato, assieme ad un nuovo link che gli consente di visualizzare il suo pdf on line.

Last but not least... il sistema nel frattempo ha restituito tutte le informazioni in formato Excel. Il file viene inviato in tipografia, pronto per essere impaginato nel bel catalogo della Borsa del Turismo Sportivo 2014.

Guardo l'orologio. Sono le 9:20, e a Montecatini si è appena inaugurato il BTS 2014. Giusto il tempo per un cappuccino e via, si riparte per una nuova sfida.

Grazie FileMaker!

Vi è mai capitato di organizzare un evento con FileMaker? Raccontaci la tua soluzione e condividi le tue idee con gli altri Guru: scopri la comunità FileMaker su Guru Corner!

2 Commenti

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here