FileMaker Go, il client nativo per utilizzare FileMaker su iPad e iPhone, sta rivoluzionando molti settori, e la sanità è uno di questi.

In questo articolo raccontiamo due esperienze di gestione dati in cui l'utilizzo di Filemaker Go su iPad ha portato un contributo decisivo, rivoluzionando (in meglio) il modo di lavorare degli utenti.

FileMaker Go in rete

Nel primo caso abbiamo uno scenario classico: esiste un applicativo che lavora in rete, e un accesso ai dati tramite iPad via FileMaker Go.

Scenario scontato? Vediamo.

L'idea di cartella informatizzata nasce oltre 15 anni fa. Già da allora lavora in rete in architettura client/server e ha un disegno relazionale: siamo ai tempi di FileMaker Pro 3. È subito evidente che poter sostituire la documentazione cartacea con la sua versione informatizzata costituisce un vantaggio decisivo. Nel tempo la cartella evolve, passando ad una gestione completamente digitale dei dati di tutte le metodiche diagnostico-terapeutiche.

La svolta decisiva avviene però con la gestione del ricovero del paziente. Si tratta di un'attività complessa e articolata che implica non solo la creazione di singoli referti, ma anche una continua e lunga serie di attività mediche e infermieristiche, distribuite su luoghi e orari differenti.

Su questo fronte, i benefici di una gestione digitale dei dati sono immediati:

  • velocizzazione delle procedure burocratiche;
  • significativa condivisione di tutte le informazioni relative al paziente, cosa che prima era ottenibile solamente scartabellando montagne di fogli situati nei posti più disparati e spesso inaccessibili.

Restano però molti, troppi ostacoli. L'informazione nasce nei computer ma prende vita solo quando viene stampata su carta, e quindi in copia unica e come tale in possesso di un solo utente per volta. A conti fatti, non siamo molto distanti dal vecchio concetto di cartella cartacea.

Si sente perciò la necessità di passare ad una modalità paperless interamente digitale. Questo significa dotare il software di alcuni requisiti fondamentali, tra cui la tutela dei dati e la loro tracciabilità. Soprattutto, emerge un requisito hardware: ci vogliono dei terminali che consentano di utilizzare la cartella nel posto in cui il lavoro viene svolto, e che siano quindi compatibili anche con gli spazi di una corsia ospedaliera.  Arrivano i portatili, ma soprattutto arriva l'iPad!

L'iPad si impone da subito come la miglior soluzione al problema: si integra naturalmente con FileMaker Pro montando un client specifico nativo (FileMaker Go), e risolve brillantemente i problemi di portabilità e di spazi ridotti delle nostre corsie. Alla FileMaker, Inc. hanno fatto un ottimo lavoro: il software gira sull'iPad senza bisogno di alcuna modifica!

Può finalmente partire il passaggio alla modalità paperless: l'informazione nasce e vive in forma digitale, e gradualmente il vecchio riflesso di allungare le mani verso la cartella cartacea viene rimpiazzato dal girarsi verso il computer o dall'imbracciare l'iPad. È una rivoluzione copernicana, specie per le generazioni degli "anta" cresciute a pane e cartella, una fascia all'inizio un po' spaesata ma che riesce, grazie alla facilità d'uso dell'iPad, a rimettersi in carreggiata e a ottenere il massimo dalle nuove possibilità offerte dalla digitalizzazione.

Le generazioni più giovani invece (quelle che, per intenderci, digitano i messaggi col pollice invece che con l'indice), vengono conquistate non solo dal progetto ma anche dall'oggetto: per loro il passaggio è pressochè immediato. Alcuni aspetti della routine ospedaliera vengono persino modificati dall'uso dell'iPad: procedure prima gestite verbalmente vengono messe in discussione e riviste alla luce della rivoluzione digitale, finendo per trovare il loro posto nella cartella elettronica.

Tutto semplice? Non proprio.

Sin dagli inizi della migrazione al paperless emerge con chiarezza un lato oscuro della digitalizzazione: nasce la necessità assoluta che il software sia intransigentemente capillare, puntuale, che non tralasci nessun aspetto del lavoro per quanto minimo. Pena il ritorno all'utilizzo della carta, con conseguente fallimento del paperless.

Prende inizio a questo punto un importante lavoro di adattamento e di completamento, uno dei passaggi più rilevanti del progetto MediGest. Il confronto con tutti gli operatori del settore sanitario fa emergere punti di vista diversi alla gestione dei dati e alla loro visualizzazione, consentendo alla piattaforma di crescere recependo queste diverse angolazioni. E' un momento intenso anche dal punto di vista umano e professionale: la condivisione dei dati in uno stesso contenitore spazza via tutte le barriere dietro alle quali ogni categoria teneva riservate le proprie informazioni, superando la paura di mostrare il proprio lavoro senza veli.

Tutto a posto? Non ancora...

Con l'inizio della digitalizzazione emergono i pregi ma anche i limiti di FileMaker Go sull'iPad: è praticissimo ma l'interfaccia desktop portata sull'iPad è poco funzionale - vedi il noto problema del fat finger. Inoltre l'iPad va benissimo quando si tratta di scorrere elenchi o cliccare sui pulsanti, ma scrivere lunghi testi non è semplice: la tastiera si mangia quasi metà schermo ed è difficile muoversi all'interno del testo scritto. Inevitabilmente, la performance non è brillante quanto quella di un normale computer.

La crisi è profonda, l'ondata di scetticismo si ingrossa: cosa ce ne facciamo degli iPad? Li buttiamo via? Assolutamente no! Ancora una volta, grazie alla flessibilità di FileMaker Pro si riesce a cambiare le carte in tavola. Nel giro di poco tempo viene realizzata un'interfaccia specifica per l'iPad, una routine di ingresso semplificata in grado di evitare i problemi di performance, liste e pulsanti fat finger friendly. L'utilizzo dell'iPad viene dirottato negli ambiti in cui sa dare il meglio: terapia, diario clinico, registrazione parametri vitali. Tutte attività dove c'é molto da cliccare e poco da scrivere, e che si svolgono al letto del malato, dove anche un portatile risulta ingombrante e scomodo.  La gestione di tutti gli altri aspetti che non vanno gestiti bedside viene riservata alla versione desktop.

L'iPad ha finalmente trovato il suo ruolo. Con l'avvento dell'iPad 2 e della versione 11.0.2 di Filemaker Go è persino possibile raccogliere le firme dei pazienti in calce ai documenti direttamente dall'iPad con l'aiuto di una penna ad hoc (per quanto la cosa abbia un limitato valore legale), e dare un tocco di umanità ai dati inserendo la foto del paziente nella sua scheda di ricovero.

FileMaker Go tra ospedale e territorio

Il secondo caso è più recente: parliamo di una cartella informatizzata specialistica, WoundManager, con la quale si seguono i pazienti con ferite "difficili". L'assistenza prevede l'intervento di diverse figure a diversi livelli: dagli interventi eseguiti in ambito ospedaliero, ai controlli ed alle medicazioni eseguite ambulatorialmente, fino ad arrivare all'assistenza domiciliare.

Come consentire a tutti gli operatori di vedere i dati dei pazienti e di aggiornarli?

A prima vista ci sono diverse valide opzioni: usare FileMaker in WAN, utilizzo di un Terminal Server o di CItrix, creazione di un'interfaccia web. Queste opzioni vanno bene per il contesto ospedaliero e quello ambulatoriale, e infatti sono state adottate per questi contesti, ma come la mettiamo con l'assistenza domiciliare ?

Il problema è che la connettività GSM è spesso assente sul territorio o presenta performance spaventosamente scarse, rendendo qualsiasi software inutilizzabile. Che fare? Arrendersi e tornare al solito modulo di carta da trascrivere al ritorno in sede, sempre che l'operatore ne abbia tempo e voglia? Riflettendoci un attimo, però, l'utente sul territorio non ha alcun bisogno di essere online per vedere i dati aggiornati all'ultimo secondo: in questo caso, gli è più che sufficiente averli aggiornati all'ultimo contatto col paziente. E' un po' come un rappresentante che va in giro dai suoi clienti: la sua necessità principale è quella di poter aggiungere nuovi ordini, così come per l'operatore è aggiungere nuove visite.

Abbiamo quindi realizzato un file specifico per iPad distinto e separato dal database principale, da cui ovviamente ricalca la base dati. Una procedura si occupa di trasferire in questo file i dati dei pazienti da visitare, così da poter consultare lo storico del paziente e inserire nuove schede. Il data entry però non avviene in rete ma localmente, e quindi la reattività dell'iPad è completa, migliore anche di quella in LAN. Una volta rientrati in sede una procedura si occupa di collegarsi al database principale e di riversarvi i nuovi dati raccolti a domicilio.

A questo scopo, l'iPad 2 è un sogno che diventa realtà. Con le nuove funzionalità è possibile scattare foto del paziente per controllare lo stato di guarigione di eventuali lesioni, e raccogliere le firme di paziente e operatore al termine della visita certificando l'avvenuta prestazione (cosa che purtroppo in passato si è prestata a irregolarità). L'unico neo della cosa è che la procedura di passaggio dati non è nativa di Filemaker Go, ma va creata ad hoc. Non si tratta di un passaggio immediato, ma grazie a FMGo Synchro siamo riusciti ad ottenere uno strumento che ci consente di gestire in maniera semplice anche una procedura complessa come la sincronizzazione dei dati.

Il risultato? Eccellente.

FMGo Synchro

La possibilità di utilizzare FileMaker Go sull'iPad ha aperto nuove grandi possibilità per gli utilizzatori di FileMaker, e la release di FileMaker Go 12, gratuito, ha ulteriormente aumentato queste possibilità.

L'utilizzo è spesso in modalità client/server, ma sta emergendo una lunga serie di circostanze in cui è possibile una gestione locale offline, con data entry presso il cliente e successiva registrazione dei dati immessi localmente in un sistema generale. Questa modalità - quando possibile - presenta un grosso vantaggio in termini di performance, ed è sempre utilizzabile perchè prescinde dalla necessità di una comunicazione diretta con un server, cosa spesso problematica e a volte impossibile. In questi casi emerge tuttavia il problema del passaggio dei dati immessi sull'iPad al database generale: FMGo Synchro serve appunto a colmare questa lacuna.

FMGo Syncro è un sistema che consente il passaggio dei dati da FileMaker Go su iPad/iPhone ad un file centrale su FileMaker/FileMaker server in rete locale. Il sistema è in sostanza un componente aggiuntivo per FileMaker che abbiamo sviluppato autonomamente per poter trasferire i dati tra iPad e rete locale. FMGo Syncro utilizza un approccio push per il passaggio dei dati: in questo modo è possibile governare il passaggio dati a livello del singolo record, verificando record per record se il passaggio dati è avvenuto in maniera corretta. I dati passati vengono successivamente processati nel file centrale per scriverli nelle tabelle di appartenenza.

Fase 1: passaggio dati

La procedura di passaggio dati utilizzata da FMGo Syncro prevede - a livello del singolo record - di radunare i dati del record e dei suoi record correlati in un unico campo. In maniera analoga le immagini presenti nel record e nei suoi record correlati vengono immagazzinate in un unico campo, in questo caso multiplo. Una volta che i dati sono stati raccolti in un unico campo vengono passati al file centrale.

La parte interessante della procedura è che è completamente astratta dal contesto: utilizzando un formato ad hoc contenente i campi che si intendono sincronizzare e funzioni native di FileMaker, la procedura è in grado di identificare in quale tabella e campo scrivere. In questo modo è semplicissimo per l'utente aggiungere o togliere tabelle e/o campi da sincronizzare: basta aggiungerli o toglierli dal formato in questione. Dopo aver radunato i dati la procedura provvede a passarli al file centrale, una volta verificato che il file centrale sia raggiungibile.

Fase 2: ricostruzione dei dati nel file centrale

Trasferiti i dati al file centrale, siamo a metà dell'opera: occorre infatti che nel file centrale i dati importati vengano processati e scritti nelle tabelle di appartenenza. Anche in questo caso la procedura è completamente astratta dal contesto: utilizzando delle funzioni custom la procedura identifica la stringa di testo da processare, estrae nome della tabella e nome del campo, ed è in grado di scriverci il valore contenuto nella stringa processata. Se quindi abbiamo aggiunto o tolto campi alla procedura di passaggio dati, non avremo alcun problema di ricostruzione. In questo modo applicare il sistema ad altri contesti è semplicissimo, basta cambiare i campi presenti in un formato.

In conclusione

In un contesto di informatizzazione della cartella clinica l'avvento dell'iPad ha avuto conseguenze rivoluzionarie, consentendo di fare l'ultimo passo e di completare il passaggio ad una digitalizzazione piena, anche grazie  alla flessibilità di FileMaker e di FileMaker Go che hanno permesso di superare gli ostacoli incontrati nella migrazione alla modalità paperless.

Credits: Database Magazine

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1 commento

  1. Non riesco a valutare la demo convertendola in FM12.
    Esiste una demo più aggiornata ?
    Eventualmente come posso farne il download ?
    Grazie

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